Zamówienia sektora publicznego odpowiadają za ponad 50% wartości zleceń budowlanych realizowanych w Polsce. Paradoksalnie, mimo tak dużego znaczenia dla gospodarki, chętnych na obsługę tych projektów jest wciąż niewielu. Przeciętnie na jedno postępowanie o wartości poniżej progów unijnych wpływają nieco ponad dwie oferty. Prawdopodobieństwo podpisania kontraktu, przy złożeniu kilku propozycji w krótkim czasie, jest zatem bardzo wysokie. Niewielkie zainteresowanie pieniędzmi publicznymi wiąże się przede wszystkim z niewiedzy. W tym artykule odpowiemy na kluczowe pytania dotyczące składania ofert w przetargach publicznych.

Czym są przetargi publiczne?

Przetargi publiczne to proces w którym przedsiębiorstwa lub organizacje oferują swoje produkty lub usługi dla innej firmy (zamawiający subsydiowany lub sektorowy) lub organizacji (zamawiający publiczny), która szuka dostawcy na określone zapotrzebowanie. Celem przetargu jest znalezienie najlepszej oferty cenowej lub najkorzystniejszych warunków dostawy dla zamawiającego. Przetargi są stosowane zarówno przy dużych zamówieniach (np. zakup sprzętu medycznego czy budowa obiektów inżynieryjnych), jak i mniejszych (np. dostawa materiałów biurowych czy termomodernizacja przedszkola).

Przetargi publiczne BIP – co to są kryteria wyboru ofert?

Żeby wygrać przetarg publiczny, należy złożyć ofertę najkorzystniejszą. Czasami jest to równoznaczne z propozycją najtańszą, ale nie zawsze musi tak być. Decydują o tym punkty przyznane w poszczególnych kryteriach oceny ofert. Do sporządzenia listy rankingowej najczęściej brane pod uwagę są:

• cena oferty,
• jakość proponowanych produktów lub usług,
• termin dostawy,
• gwarancja i warunki serwisowania.

Informacja o poszczególnych kryteriach oceny ofert i przypisanych im wagach są dostępne w dokumentacji zamówienia (najczęściej Specyfikacji Warunków Zamówienia).

Przetargi publiczne BIP – czym jest SWZ?

Specyfikacja Warunków Zamówienia (SWZ) to dokument, który określa wymagania i oczekiwania zamawiającego wobec dostawcy oraz szczegółowe warunki, na jakich ma być wykonane zamówienie. SWZ zawiera informacje dotyczące m.in. rodzaju i ilości dostarczanych produktów lub usług, terminów dostawy, sposobu płatności, wymagań jakościowych i bezpieczeństwa. Specyfikacja warunków zamówienia jest niezbędna, aby zapewnić jasność i przejrzystość procesu przetargowego oraz zagwarantować zgodność oferty z oczekiwaniami zamawiającego. Dokument ten jest przygotowywany przy wielu trybach przetargowych. Czasami, zamiast SWZ możemy spotkać się z zapytaniem ofertowym, Opisem Potrzeb i Wymagań czy zaproszeniem do składania ofert.

Przetargi publiczne BIP – skąd wziąć dokumentację zamówienia?

Informacje o przetargach publicznych można znaleźć w wielu różnych miejscach. Jednym z najczęstszych źródeł informacji o prowadzonych postępowaniach są ogłoszenia publikowane w prasie, na stronach internetowych lub w specjalnych serwisach. Informacje o zamówieniach można również uzyskać bezpośrednio od zamawiającego, na przykład poprzez kontakt telefoniczny lub mailowy. Obie te metody są czasochłonne i ryzykowne – z uwagi na liczbę jednostek publicznych, sektorowych i subsydiowanych, bardzo łatwo o przegapienie atrakcyjnych projektów. Alternatywą może być gotowa baza przetargów publicznych. To zbiór danych zawierający informacje o aktualnych i planowanych przetargach. Serwis tego typu zazwyczaj zawiera informacje o rodzaju i zakresie zamówienia, terminie składania ofert, kryteriach wyboru oferty, a także innych szczegółowych danych dotyczących przetargu. Platforma oferent.com.pl jest dostępna w formie elektronicznej, co umożliwia wygodny i szybki dostęp do informacji z rynku zamówień publicznych z dowolnego miejsca. Kompletne i posortowane dane pozwalają skutecznie planować i wybierać odpowiednie oferty.

Przetargi publiczne BIP – jak złożyć ofertę na zlecenia budowlane, dostawy lub usługi?

Aby składać oferty w przetargach publicznych, należy przede wszystkim zapoznać się z dokumentami zamówienia, takimi jak ogłoszenie o przetargu, specyfikacja warunków zamówienia i innymi, określającymi wymagania i oczekiwania zamawiającego. Następnie należy przygotować wycenę oraz uzupełnić odpowiednie formularze, które zawierają cenę, warunki dostawy, ewentualne dodatkowe usługi lub gwarancje, a także inne informacje wymagane w SWZ. Zasadniczo to zamawiający przygotowuje wzory formularzy ofertowych, oświadczeń czy JEDZ – rolą wykonawcy jest tylko odpowiednio je wypełnić i podpisać. Propozycję na zlecenia budowlane, usługi lub dostawy należy złożyć w wyznaczonym terminie i miejscu, zgodnie z instrukcjami zawartymi w ogłoszeniu o przetargu. Warto zadbać, aby oferta była przygotowana zgodnie z instrukcjami, ponieważ każdy błąd lub przeoczenie, może zakończyć się odrzuceniem propozycji.

Przetargi publiczne BIP – co po złożeniu oferty?

Wybór oferty na zlecenia budowlane, usługi lub dostawy jest procesem, w którym zamawiający wybiera najkorzystniejszą ofertę spośród wszystkich złożonych w ramach przetargu. Proces ten jest zwykle regulowany przez prawo i zgodny z zasadami uczciwej i równej konkurencji. Wykonawca po złożeniu propozycji powinien śledzić wszystkie komunikaty zamawiającego. Są one upubliczniane na konkretnej platformie przetargowej lub poprzez wiadomości elektroniczne (szczegóły dotyczące zasad komunikacji opisano w dokumentacji zamówienia). W przypadku wezwania do złożenia dodatkowych dokumentów należy na nie odpowiedzieć w wyznaczonym okresie. Przed upływem terminu związania ofertą, zamawiający przedstawia informację o wyborze oferty. Tak właśnie firmy zdobywają kontrakty o wielomilionowej wartości.